Strategisch Personeelsplan in de praktijk: “Je leert het meeste van het proces”

Die aarzeling zorgt er vaak voor dat ze helemaal niet starten. Om dit proces te vergemakkelijken, laten we organisaties aan het woord die al ervaring hebben met het opstellen van een SPP. Eén van hen is SOOOG. P&O-adviseur Ina Gils deelt openhartig haar ervaringen en geeft praktische tips voor wie met een SPP aan de slag wil.

Van schoolleider naar P&O-adviseur

Ina Gils werkt al jaren binnen stichting SOOOG en participeert ook al enkele jaren in de Onderwijsregio PO Noord. Ooit werkte ze als schoolleider, maar inmiddels vervult ze de rol van P&O-adviseur. Tijdens haar periode als schoolleider zette SOOOG de eerste stappen richting een Strategisch Personeelsplan, onder begeleiding van een externe partij.

“Die eerste keer hebben we veel geleerd,” vertelt Ina. “We leerden hoe je een SPP opbouwt, maar vooral ook wat we een volgende keer anders zouden doen.”

Leerpunten uit de eerste vlootschouw

Een van de belangrijkste leerpunten betrof de vlootschouw. Deze was in de eerste ronde te individueel en te ongenuanceerd van opzet. “We richtten ons teveel op herkenbare personen en kwalificeerden hen op een manier die niet goed viel. Sommige medewerkers waren boos of teleurgesteld. Dat moest dus echt anders.”

Een hernieuwde aanpak in 2024

In 2024 startte SOOOG met een nieuw SPP. De strategische koers was inmiddels bepaald en gaf richting aan het plan. Ook de benodigde data was al verzameld, wat het mogelijk maakte om snel de volgende stappen te zetten.

Ina bracht schoolleiders, stafmedewerkers en de bestuurder samen om te bespreken: Welke rollen hebben we in de toekomst nodig? Tijdens deze gesprekken bleek dat er nog vaak traditioneel wordt gedacht, vooral binnen het bestaande jaarklassensysteem en met een nadruk op de rol van de leerkracht.

“We hebben geprobeerd om andere perspectieven te introduceren, bijvoorbeeld door het jaarklassensysteem losser te benaderen. Maar dat vergt tijd, zeker omdat de pandemie ook voor vertraging heeft gezorgd,” aldus Ina.

Van ideeën naar haalbare acties

Toen de benodigde rollen in kaart waren gebracht, werd er eerst breed en creatief gedacht. Daarna volgde een selectie van concrete, haalbare acties. Deze zijn verdeeld over vier jaar. Sommige acties vergen meer tijd, zoals het opzetten van kinderopvang voor medewerkers. Andere zijn snel te realiseren, zoals het aanbieden van fietsen waarmee medewerkers van en naar het openbaar vervoer kunnen reizen.

“Op dit moment werken we twaalf realistische acties verder uit. Dat is onze concrete vertaalslag naar de praktijk,” zegt Ina.

Is een SPP een oplossing voor het personeelstekort?

“Absoluut,” stelt Ina. “De eerste keer dat we een SPP maakten, leverde dat een stevig stagebeleid op. We wilden dat LIO’ers (Leraren in Opleiding) zich welkom en gewaardeerd voelden, zodat ze na hun stage wilden blijven. Dat is gelukt: veel LIO’ers hebben inmiddels een baan bij SOOOG.”

In de huidige fase richt SOOOG zich vooral op het behouden van personeel. “We zien dat schoolleiders inmiddels beter begrijpen wat daarvoor nodig is. Dat bewustzijn is al winst op zich.”

Tips voor andere organisaties

Ina sluit af met een aantal praktische adviezen voor andere organisaties:

• Pak de vlootschouw algemener aan. “Kwalificeer medewerkers niet te specifiek of op individuele kenmerken. Mensen voelen zich dan niet gezien of zelfs aangevallen.”

• Koppel je SPP aan de strategische koers. “Daarvoor is vaak al veel data verzameld, en het geeft richting aan je keuzes.”

• Laat je begeleiden. “Zeker de eerste keer is het waardevol om ondersteuning te krijgen van een professionele organisatie. Verwacht niet meteen groots resultaat – het grootste resultaat is het leren van het proces.”

Ina sprak open en eerlijk over haar ervaringen en staat open voor vragen van andere organisaties die overwegen met een Strategisch Personeelsplan te starten.